Há expressões que mereciam ser colocadas numa vitrina de museu, ao lado das curiosidades linguísticas mais improváveis da civilização. Entre elas encontra-se a gloriosa “simplificação administrativa”. O nome sugere leveza, rapidez e clareza. Evoca um cidadão que resolve assuntos em cinco minutos, assina um documento e regressa tranquilamente à sua vida. A realidade, porém, costuma assemelhar-se mais a uma expedição arqueológica através de portais electrónicos, códigos de autenticação, comprovativos, declarações complementares e formulários tão extensos que fariam corar de inveja os antigos livros de registo.

O fenómeno tornou-se particularmente interessante na era digital. Durante décadas, acreditou-se que os computadores eliminariam a papelada. Em vez disso, conseguiu-se a proeza de transformar a burocracia física numa burocracia digital. Onde antes existiam três impressos, passaram a existir sete separadores. Onde antes se pedia uma assinatura, exigem-se agora múltiplas validações electrónicas. O papel desapareceu de muitas repartições, mas a sua alma continua viva, vigorosa e surpreendentemente fértil.

O antropólogo David Graeber, na obra “The Utopia of Rules” (2015), observava que uma das características mais curiosas do mundo contemporâneo é o aumento constante dos procedimentos burocráticos, apesar da promessa permanente da sua redução. Segundo o autor, passamos uma parte crescente da nossa existência a preencher formulários e a produzir documentação destinada a satisfazer exigências institucionais.

A ironia é quase artística. A simplificação administrativa raramente elimina etapas; limita-se a reorganizá-las. O cidadão deixa de apresentar um documento no balcão para o carregar numa plataforma. Depois descobre que o documento deve estar num formato específico, não pode ultrapassar determinado tamanho, exige autenticação prévia e depende de um certificado cuja validade expirou precisamente na véspera. O processo foi oficialmente simplificado. O facto de ninguém conseguir concluí-lo sem consultar três manuais e dois tutoriais em vídeo é apenas um detalhe estatístico.

Muitas iniciativas administrativas parecem sofrer daquilo que se poderia chamar a síndrome do coleccionador compulsivo de informação. Qualquer novo procedimento começa por uma pergunta aparentemente inocente: “Já agora, porque não solicitar mais este dado?”. Afinal, pode vir a ser útil. Depois surge outro campo obrigatório. E depois outro. Ao fim de alguns anos, o formulário inicial, com meia dúzia de questões essenciais, transformou-se numa pequena autobiografia não autorizada.

O sociólogo Max Weber, cuja reflexão sobre a burocracia continua fundamental para compreender as organizações modernas, defendia que a administração racional depende de regras, procedimentos e especialização técnica. Essa visão permitiu construir estruturas administrativas eficientes e previsíveis. Contudo, a mesma lógica contém uma armadilha de que cada novo problema tende a gerar uma nova regra; cada nova regra tende a exigir verificação; cada verificação tende a criar um novo procedimento.

O resultado é um mecanismo singular. Em teoria, a simplificação pretende reduzir a complexidade. Na prática, frequentemente cria sistemas tão sofisticados que apenas especialistas conseguem navegar por eles com confiança. O cidadão transforma-se num visitante ocasional de um território governado por siglas misteriosas, instruções labirínticas e mensagens automáticas escritas numa língua que parece português, mas apenas à distância.

A burocracia contemporânea possui ainda uma qualidade particularmente admirável de que consegue multiplicar-se mesmo quando a carga de trabalho permanece inalterada. Aqui surge a velha observação de C. Northcote Parkinson, formulada em “Parkinson’s Law” (1957): as estruturas administrativas tendem a expandir-se independentemente da quantidade efectiva de trabalho existente. O autor ficou célebre pela máxima segundo a qual o trabalho se expande de forma a ocupar todo o tempo disponível para a sua realização.

Quem já tentou preencher determinados formulários modernos compreende intuitivamente o princípio. Não importa quão simples seja o objectivo. Pode tratar-se de comunicar uma alteração de morada ou actualizar um registo. O procedimento comporta-se como um gás invisível, pois expande-se até ocupar todos os espaços possíveis. O que poderia ser resolvido em duas perguntas acaba distribuído por quinze páginas, cinquenta campos e diversas notas explicativas.

É tentador culpar exclusivamente os funcionários públicos. Seria também profundamente injusto. O problema é estrutural. Cada departamento procura reduzir riscos. Cada auditoria exige garantias adicionais. Cada regulamento procura evitar abusos. Cada incidente isolado gera novas exigências documentais para milhões de cidadãos perfeitamente inocentes.

Imagine-se que um caso excepcional revelou uma irregularidade administrativa. Em vez de corrigir especificamente o problema, cria-se frequentemente uma nova obrigação para todos. Surge então mais uma declaração, mais um comprovativo, mais uma autorização. O sistema aprende da forma mais pessimista possível. Parte do princípio de que todos os cidadãos são potenciais casos problemáticos.

A digitalização acelerou essa tendência. Antigamente, acrescentar uma página a um formulário implicava custos de impressão, armazenamento e distribuição. Hoje basta adicionar mais alguns campos a uma plataforma electrónica. O custo aparente é mínimo. A tentação é enorme.

Como consequência, muitos serviços digitais tornaram-se exemplos extraordinários de complexidade invisível. O cidadão não vê montanhas de papel. Vê apenas um ecrã elegante. Mas por trás da interface moderna continua a existir uma floresta burocrática exuberante e cuidadosamente cultivada.

Existe também um elemento psicológico interessante. Os decisores gostam de anunciar simplificações. A palavra produz uma excelente impressão pública. É difícil imaginar uma conferência de imprensa dedicada a um programa chamado “Complicação Administrativa Estratégica”. Assim, praticamente todas as reformas recebem o rótulo de simplificação. Pouco importa que o resultado final acrescente passos, exigências ou condicionantes.

A linguagem política desenvolveu uma relação particular com as palavras. Certos termos passam a funcionar como amuletos. “Modernização”, “eficiência”, “inovação” e “simplificação” pertencem a essa categoria. Pronunciam-se com solenidade quase ritual, esperando que a realidade se acomode ao vocabulário. Infelizmente, os formulários raramente demonstram o mesmo respeito pelas intenções semânticas.

Entretanto, o cidadão comum torna-se um especialista involuntário em descodificar instruções. Aprende a diferença entre autenticação, validação, submissão provisória, submissão definitiva, confirmação e confirmação da confirmação. Adquire competências que jamais pediu para possuir. Em circunstâncias normais, esse conhecimento não lhe traz prestígio social, riqueza financeira nem satisfação intelectual. Serve apenas para conseguir concluir um processo que, teoricamente, foi desenhado para ser intuitivo.

O paradoxo é evidente. Quanto mais se fala em colocar o cidadão no centro dos serviços, mais frequentemente se exige que o cidadão se adapte aos mecanismos internos da administração. O formulário não se aproxima da vida real das pessoas; são as pessoas que devem reorganizar a sua vida para satisfazer a lógica do formulário.

Talvez o verdadeiro problema esteja na definição de sucesso. Para muitas organizações, um procedimento considerado simples é aquele que reduz dificuldades internas. Se um sistema permite arquivar melhor informação, controlar mais variáveis e produzir estatísticas mais detalhadas, pode ser classificado como eficiente. A experiência do utilizador torna-se uma consideração secundária.

Ora, para quem está do outro lado do balcão físico ou digital, a métrica é diferente. Um processo simples é aquele que se compreende rapidamente, exige poucos passos e produz resultados claros. Tudo o resto é apenas burocracia com melhor design gráfico.

A questão torna-se ainda mais actual numa sociedade que proclama a valorização do tempo. Empresas tecnológicas prometem poupar segundos. Aplicações móveis garantem rapidez instantânea. Serviços de entrega competem em minutos. No entanto, milhões de pessoas continuam a gastar horas a preencher documentos cuja utilidade integral ninguém consegue explicar com convicção.

Talvez a expressão “simplificação administrativa” devesse ser sujeita às mesmas exigências de transparência impostas aos cidadãos. Sempre que utilizada, deveria vir acompanhada de uma declaração adicional de que quantos campos foram eliminados, quantas etapas desapareceram e quanto tempo real será efectivamente poupado.

Isso permitiria distinguir simplificação genuína de mera cosmética burocrática. Até lá, continuaremos a assistir ao espectáculo peculiar de ver formulários crescerem enquanto os discursos prometem redução. É uma das raras áreas em que a expansão é apresentada como diminuição e a complexidade surge vestida de simplicidade. Trata-se de uma obra-prima de engenharia administrativa e, simultaneamente, de literatura fantástica. No fim de contas, talvez o nome faça sentido. A simplificação administrativa existe realmente. Apenas não simplifica a vida do cidadão. Simplifica a forma como as instituições justificam a existência de formulários cada vez maiores.

Bibliografia

  • GRAEBER, David. The Utopia of Rules: On Technology, Stupidity, and the Secret Joys of Bureaucracy. Melville House, 2015. [
  • WEBER, Max. Economy and Society: An Outline of Interpretive Sociology. University of California Press, edição inglesa de 1968.
  • PARKINSON, C. Northcote. Parkinson’s Law: Or the Pursuit of Progress. John Murray, 1957.
  • GOUGH, Leo. C. Northcote Parkinson’s Parkinson’s Law: A Modern-Day Interpretation of a Management Classic. Infinite Ideas, 2011.

Jorge Rodrigues Simão, 2026